• Sau khi Thiết lập thông tin đơn vị và Thiết lập ký số, thực hiện lập tờ khai đăng ký sử dụng như sau:

Bước 1: Vào mục Đăng ký phát hành/Đăng ký phát hành

Bước 2: Chọn Tạo mới 

Bước 3: Nhập thông tin người nộp thuế , cơ quan thuế quản lý và các thông tin người liên hệ ( Đại diện theo pháp luật ) đúng tại các mục.

Bước 4: Tại mục Hình thức hóa đơn: tích chọn hình thức hoá đơn sử dụng

Lưu ý: Nếu đơn vị dùng nhiều hình thức hoá đơn thì tích chọn nhiều

Bước 5: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử

• • Chọn mục a) nếu đơn vị thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ theo khoản 1 và khoản 2 Điều 11 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
  • Mục b) sẽ được chương trình tự động tích chọn nếu đơn vị có sử dụng hình thức hóa đơn điện tử Không có mã của cơ quan thuế.

Bước 6: Phương thức chuyển hóa đơn điện tử

Mặc định Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.

• Chọn “Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn” đối với hóa đơn điện tử có mã của CQT, hóa đơn điện tử có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử không có mã của CQT thuộc các trường hợp quy định tại điểm a.3, khoản 3, Điều 16 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

• Chọn “Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử” đối với hóa đơn điện tử không có mã của CQT thuộc các trường hợp được quy định tại điểm a.1, khoản 3, Điều 16, Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Bước 7: Loại hóa đơn sử dụng

Tích chọn vào 1 hoặc nhiều loại hóa đơn theo thực tế sử dụng của từng đơn vị.

• • Chọn “Hóa đơn GTGT” nếu đơn vị kê khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
  • Chọn “Hóa đơn bán hàng” nếu đơn vị kê khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng.
  • Chọn “Hóa đơn thương mại” nếu đơn vị có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến CQT.
  • Chọn “Hóa đơn bán tài sản công” nếu đơn vị phát sinh hoạt động bán, chuyển nhượng các tài sản công thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.
  • Chọn “Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia” nếu đơn vị có phát sinh hoạt động bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
  • Chọn “Các loại hóa đơn khác” nếu đơn vị sử dụng vé điện tử, vé điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
  • Chọn “Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn” nếu đơn vị sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Bước 8: Danh sách chứng thư số sử dụng

Nhấn Chọn các chứng thư số đã thêm trong mục Quản lý chứng thư số.

Lưu ý:

• Nếu sử dụng nhiều phần mềm phát hành hóa đơn điện tử của các tổ chức giải pháp khác nhau, thì đơn vị cần khai báo đầy đủ các chứng thư số sử dụng trên tất cả các phần mềm này.
• Khi ký số tờ khai, đơn vị có thể ký số bằng một trong các chứng thư số đã khai báo tại mục 5. Danh sách chứng thư số sử dụng.

Bước 9: Tổ chức cung cấp dịch vụ

• Tên tổ chức cung cấp dịch vụ: Điền tên đầy đủ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Đây có thể là công ty cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ truyền nhận hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp phép.
• Mã số thuế: Điền mã số thuế của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Thời gian sử dụng dịch vụ:

• • Từ ngày: Ngày bắt đầu sử dụng dịch vụ ( bắt buộc nhập ). Từ ngày phải nhỏ hơn hoặc bằng Ngày hiện tại.
  • Đến ngày: Ngày kết thúc sử dụng dịch vụ ( có thể để trống)

• Ghi chú: Điền các thông tin liên quan, ví dụ: ghi chú về hợp đồng (Ngày ký hợp đồng), ghi chú về hỗ trợ dịch vụ (Tổ chức cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và giải đáp thắc mắc liên quan đến hóa đơn điện tử qua email abc@gmail.com)…

Lưu ý:

• Nếu sử dụng nhiều phần mềm phát hành hóa đơn điện tử khác nhau, đơn vị cần khai báo đầy đủ thông tin của các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bước 10: Thông tin đơn vị truyền nhận

• Tên đơn vị truyền nhận: Điền tên của tổ chức cung cấp dịch vụ truyền nhận hóa đơn điện tử, có thể là cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử.
• Mã số thuế: Điền mã số thuế của đơn vị truyền nhận.
• Thời gian sử dụng dịch vụ truyền nhận:

• • Từ ngày: Ngày bắt đầu sử dụng dịch vụ ( bắt buộc nhập)

Lưu ý:

• Nếu sử dụng nhiều phần mềm phát hành hóa đơn điện tử khác nhau, đơn vị cần khai báo đầy đủ thông tin của các tổ chức truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Xem thông tin các tổ chức truyền nhận được Cục Thuế công bố TẠI ĐÂY.

Bước 11: Thông tin đơn vị hạch toán phụ thuộc cần cấp quyền tra cứu hóa đơn

• Đơn vị chỉ khai báo thông tin này khi có yêu cầu cấp quyền tra cứu hóa đơn cho đơn vị hạch toán phụ thuộc nếu đơn vị có các chi nhánh, đơn vị trực thuộc cần được cấp quyền tra cứu hóa đơn. Nếu không có thì để trống.
• Cách điền ví dụ thông tin

• • Tên đơn vị phụ thuộc: Chi nhánh Hà Nội.
  • Mã số thuế: Nếu đơn vị phụ thuộc có mã số thuế riêng thì điền vào ô này. ( Ví dụ: 0100684378-999 )
  • Từ ngày: Điền ngày mà doanh nghiệp cấp quyền tra cứu hóa đơn cho đơn vị hạch toán phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc các đơn vị trực thuộc). Đây là thời điểm mà đơn vị phụ thuộc bắt đầu có quyền tra cứu các hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
  • Đến ngày: Điền ngày kết thúc quyền tra cứu hóa đơn cho đơn vị hạch toán phụ thuộc (nếu có). Nếu quyền tra cứu là vô thời hạn hoặc không có thời gian kết thúc cụ thể, bạn có thể để trống.
  • Ghi chú: Có thể ghi rõ quyền tra cứu, ví dụ: Cấp quyền tra cứu tất cả hóa đơn phát hành bởi đơn vị này.

Bước 12: Đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

• Đơn vị chỉ điền thông tin này trên tờ khai Thay đổi thông tin khi cần thông báo tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế khi tạm ngừng hoạt động kinh doanh, thay đổi hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, gặp sự cố kỹ thuật, ngừng cung cấp dịch vụ, hoặc khi doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể.
• Việc thông báo cần được thực hiện trước khi tạm ngừng để tránh phát sinh hóa đơn điện tử không hợp lệ.

Bước 13: Nhấn Lưu để lưu lại thông tin tờ khai vừa nhập

Bước 14: Trên mục thao tác bản ghi tờ khai vừa tạo--> Bấm Gửi cơ quan thuế.

Bước 15: Chọn chứng thư số để ký số tờ khai, sau khi ký thành công hệ thống tự động chuyển tờ khai đến Cơ quan thuế